GDPR II: Full kontroll på opptak og sletting

Hvorfor gjør GDPR opptakshåndtering ekstra viktig?
 

Opptak gjøres i salgssammenheng både for intern kvalitetskontroll og som en trygghet for kunde og selger. Headshed leverer click-to-call og opptak i tråd med GDPR i Cube via ITX Norge, og med vår løsning kan du fortsette med dette og være klar for den nye hverdagen der personvern står i fokus.

Hvis du allerede driver med opptak av samtaler med kunder og personell, vet du antagelig at det er en hel del problemstillinger knyttet til dette som det nå begynner å bli temmelig prekært å løse.  Nimbus Direct AS, som jobber på vegne av Altibox-partnerskapet, ønsker i likhet med oss å være ledende på personvern og GDPR. Vi har utviklet denne løsningen ut fra deres behov for å ha kontroll både internt og på vegne av sine oppdragsgivere.

De personene som din bedrift lagrer og behandler data om, har rett til innsyn og stor grad av kontroll over disse, og GDPR skjerper disse kravene. Persondata inkluderer også i høyeste grad lydopptak. Det er derfor nødvendig å sørge for at du 1) har kontroll på de opptakene som finnes og kan eksponere de på en sikker, praktisk og effektiv måte, og at du 2) har gode rutiner for sletting som sikrer at du kan etterleve de kravene og forespørslene som kommer.  

Nimbus Direct og våre øvrige kunder er progressive og ønsker som nevnt å være i forkant av disse kravene. Da er det ikke nok å bare etterleve kravene – personvern skal være enkelt, transparent og skalerbart. Derfor lager vi løsninger sammen som ikke bare sikrer grunnleggende compliance, men som går ett steg lenger – vi setter personvern i sentrum av salget. 
Hvordan tilnærmer vi oss opptak og håndtering av disse?
Hver samtale er unik
Vi sørger for at vi kan spore hver eneste samtale med en unik ID, og hvert eneste opptak har også en unik ID knyttet til samtalen. Dermed kan vi knytte samtaler og opptak opp mot registrerte hendelser og har en komplett logg over alle utgående anrop. Koblet til kunde og selger gir dette full kontroll over hva som har skjedd.

Ulike oppdrag har ulike krav til opptak
Fra Cube kan man velge om opptak skal skje manuelt (startes av selger, typisk ved opptak av salgsbekreftelser), automatisk (alle samtaler tas opp) eller ikke i det hele tatt. Siden dette gjøres pr kampanje har man full fleksibilitet i hvordan man ønsker å dokumentere aktiviteten som skjer.

Avspilling i nettleseren
Du kan spille av opptakene direkte fra kundebildet i Cube. Det har ikke så mye med GDPR å gjøre, men det er et poeng å unngå å sende opptak hit og dit på mail. Send heller en lenke – da kan du adgangsbegrense eller fjerne opptaket i ettertid uten at noe kommer på avveie. 

Automatisert sletting
Som nevnt i forrige post er det et krav i GDPR at det ikke skal lagres eller behandles mer data enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet. Dermed blir det også viktig å ikke lagre opptak lenger enn nødvendig. Du kan nå angi hvor mange dager samtaleopptak skal lagres, og du kan skille mellom opptak knyttet til salg og øvrige samtaleopptak. Hver enkelt Client har sitt eget oppsett knyttet til sletting av opptak.

Manuell sletting
Opptak kan selvfølgelig slettes enkeltvis og manuelt også. Siden vi samler alle personopplysninger og historikk i kundebildet kan du gå inn og fjerne dette direkte her, gitt at du har riktig tilgangsnivå.

Følg med neste uke for enda flere spennende GDPR-relaterte nyheter 😉